„Passt, kannst unterschreiben“
Eine kurze Nachricht im Chat ersetzt die Freigabe. Welche Fassung gemeint war und ob die Person dazu berechtigt war, ist später nicht mehr zu klären.
Freigabeprozess für Verträge
Vier-Augen-Prinzip für Verträge — eingebaut in den Ablauf, nicht in eine E-Mail-Kette.
In Treasure Contracts steht vor der Signatur ein Freigabeschritt mit definierten Freigebern. Jede Entscheidung landet im Audit-Trail.
Niemand muss sich merken, wer noch zustimmen muss. Der Vorgang zeigt, welche Freigabe aussteht, und dokumentiert, wer welche Fassung wann freigegeben hat.
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Kurz erklärt
Wie setzt man das Vier-Augen-Prinzip bei Verträgen um?
Das Vier-Augen-Prinzip für Verträge bedeutet, dass mindestens eine zweite berechtigte Person einen Vertrag prüft und freigibt, bevor er unterschrieben wird. Digital setzen Sie es mit festen Freigabeschritten, definierten Freigebern und einem Protokoll um. Treasure Contracts bildet das im Vorgang ab: Freigabeschritt vor der Signatur, definierte Freigeber, Rollen- und Rechtekonzept sowie Audit-Trail mit CSV-Export.
Das Wichtigste in drei Punkten
- Freigabeschritte im Vorgang mit definierten Freigebern
- Vorgangstypen mit Schritten für Dokumente, Prüfung, Dokumenterzeugung, Freigabe und Signatur
- Audit-Trail über Dokumente, Vorgänge, Freigaben und Login-Ereignisse, exportierbar als CSV
Das Problem
Freigaben per E-Mail sind schnell erteilt — und schwer nachzuweisen.
Die meisten Unternehmen haben eine Regel, wer welche Verträge freigeben muss. Im Alltag wird sie per Zuruf, E-Mail oder Chat umgesetzt. Das funktioniert, bis jemand fragt, wer eigentlich zugestimmt hat.
Freigabe der falschen Version
Freigegeben wurde Entwurf 3, unterschrieben Entwurf 4 mit der geänderten Haftungsklausel. Ohne Verknüpfung von Version und Freigabe fällt das niemandem auf.
Engpass bei einzelnen Freigebern
Liegt die Freigabe im Postfach der Geschäftsführung, weiß niemand, ob sie gesehen wurde. Nachfragen kosten Zeit und Nerven.
Prüfer und Revision wollen Belege
Interne Revision oder Wirtschaftsprüfer fragen nach dem Nachweis der Kontrolle. Dann beginnt die Suche in E-Mail-Archiven.
Ihr Ergebnis
Kontrolle, die nicht bremst.
Das Ziel ist ein Vier-Augen-Prinzip, das im Ablauf verankert ist: Die Freigabe ist ein fester Schritt, und nach der Freigabe geht es sofort weiter.
Ihr Ergebnis
Verträge, die im Vorgang unterschrieben werden, haben eine dokumentierte Freigabe durch die festgelegte Person — ohne dass jemand hinterhertelefonieren muss.
Warum es funktioniert
Freigeber sind im Vorgang festgelegt, die Freigabe ist Teil der Schritte vor der Signatur, und jede Entscheidung wird im Audit-Trail protokolliert.
Wie schnell
Die KI-Vertragsprüfung liefert Freigebern die Befunde vorab als Ampel. Sie entscheiden auf Basis einer Prüfung, statt den Vertrag komplett selbst zu lesen.
Wie wenig Aufwand
Vorgangstypen mit ihren Schritten werden einmal eingerichtet. Danach folgt jeder neue Vorgang automatisch demselben Ablauf.
Funktionen
Wie Treasure das Vier-Augen-Prinzip für Verträge umsetzt
Alle Funktionen sind im Produkt verfügbar.
Freigabeschritte im Vorgang
Ein Vorgang durchläuft definierte Schritte: Dokumente, Prüfung, Dokumenterzeugung, Freigabe, Signatur. Die Freigabe ist ein fester Schritt, kein optionaler Hinweis.
Definierte Freigeber
Für den Freigabeschritt legen Sie fest, wer freigeben muss. So ist klar, wessen Zustimmung aussteht und wer bereits entschieden hat.
Rollen und Rechte
Das Rollen- und Rechtekonzept regelt, wer Vorgänge anlegen, Dokumente bearbeiten und Verträge sehen darf.
Audit-Trail mit CSV-Export
Freigaben, Dokumentänderungen, Prüfungen und Login-Ereignisse werden protokolliert und lassen sich als CSV für Revision oder Prüfer exportieren.
Freigabe auf Basis der KI-Prüfung
Vor der Freigabe prüft Treasure den Vertrag gegen Ihr Playbook. Freigeber sehen Ampel, Befunde und Formulierungsvorschläge je Kriterium.
Freigabe und Signatur verbunden
Nach der Freigabe folgt im selben Vorgang die E-Signatur. Das signierte PDF wird als gesperrte Version gespeichert.
So läuft es ab
So läuft eine Vertragsfreigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip
Vorgang anlegen
Vertrag hochladen oder per E-Mail an Treasure weiterleiten; der Vorgangstyp gibt die Schritte vor.
KI-Prüfung
Der Vertrag wird gegen Ihr Playbook geprüft; Befunde erscheinen als Ampel mit Begründung.
Freigabe durch definierte Freigeber
Die festgelegten Personen geben die geprüfte Fassung frei; die Entscheidung wird protokolliert.
Signatur und Ablage
Die freigegebene Fassung wird signiert und als gesperrte Version im Vorgang abgelegt.
Vergleich
Freigabe per E-Mail, Umlaufmappe oder Treasure Contracts?
Drei Wege, das Vier-Augen-Prinzip im Alltag umzusetzen.
| Kriterium | E-Mail und Chat | Papier-Umlaufmappe | Treasure Contracts |
|---|---|---|---|
| Verbindlichkeit | Formlos, leicht zu übergehen | Verbindlich, aber langsam | Fester Schritt vor der Signatur |
| Bezug zur Fassung | Unklar, welcher Anhang gemeint war | Ausgedruckte Fassung | Freigabe im Vorgang mit unveränderlichen Versionen |
| Status | Nachfragen nötig | Mappe suchen | Offene Freigaben im Vorgang sichtbar |
| Nachweis | Verstreut in Postfächern | Papierablage | Audit-Trail mit CSV-Export |
| Entscheidungsgrundlage | Eigene Lektüre | Eigene Lektüre | KI-Prüfung nach Playbook als Vorarbeit |
Allgemeine Einordnung, variiert je Organisation und Prozess.
Im Detail
Vier-Augen-Prinzip für Verträge: Kontrolle ohne Stillstand
Warum das Vier-Augen-Prinzip bei Verträgen zählt
Verträge binden Unternehmen oft über Jahre, begründen Zahlungspflichten und Haftungsrisiken. Das Vier-Augen-Prinzip stellt sicher, dass eine solche Bindung nicht von einer einzelnen Person allein eingegangen wird. Es ist Teil eines wirksamen internen Kontrollsystems und wird von Revision, Wirtschaftsprüfern und Aufsichtsgremien regelmäßig nachgefragt. Entscheidend ist dabei nicht die Regel auf dem Papier, sondern ihr Nachweis: Wer hat welchen Vertrag in welcher Fassung wann freigegeben? Genau diese Frage lässt sich mit E-Mail-Freigaben meist nur mit großem Aufwand beantworten.
Freigabe gehört in den Prozess, nicht daneben
Ein Freigabeprozess wirkt nur, wenn er fester Teil des Ablaufs ist und nicht nebenher per E-Mail läuft. In Treasure Contracts ist die Freigabe deshalb ein Schritt im Vorgang, zwischen Prüfung und Signatur. Vorgangstypen legen fest, welche Schritte ein Vertrag durchläuft, und für den Freigabeschritt bestimmen Sie die Freigeber. Weil Dokumente unveränderlich versioniert werden, bleibt nachvollziehbar, welche Fassung zur Freigabe vorlag. Kommt danach eine neue Version der Gegenseite, läuft die Playbook-Prüfung erneut, damit Änderungen nicht unbemerkt an der Freigabe vorbei in den Vertrag gelangen.
Weniger Engpass durch bessere Vorarbeit
Ein häufiger Einwand gegen strenge Freigaben ist Geschwindigkeit. Wenn jeder Vertrag über den Tisch der Geschäftsführung oder der Rechtsabteilung muss, entsteht ein Stau. Treasure verkürzt die Arbeit der Freigeber, indem der Vertrag vorher gegen Ihr Playbook geprüft wird. Freigeber sehen je Kriterium eine Ampel, die erkannten Risiken und konforme Formulierungsvorschläge. Sie entscheiden auf Grundlage einer strukturierten Prüfung, statt den Vertrag vollständig selbst zu lesen. Die Kontrolle bleibt beim Menschen, die Vorarbeit übernimmt die Software.
Nachweis für Revision und Compliance
Der Audit-Trail von Treasure protokolliert Aktivitäten an Dokumenten, Vorgängen, Prüfungen und Freigaben sowie Login-Ereignisse. Für Revision oder Jahresabschlussprüfung lässt er sich als CSV exportieren. Das Rollen- und Rechtekonzept regelt, wer Vorgänge anlegen und Verträge sehen darf, die Anmeldung ist mit Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Microsoft Entra ID SSO abgesichert. Wie Ihre Freigaberegeln inhaltlich aussehen, etwa welche Vertragstypen oder Wertgrenzen welche Freigeber erfordern, legen Sie selbst fest; Treasure bildet sie über Vorgangstypen und definierte Freigeber ab.
Ihr Einstieg
Erst beweisen, dann entscheiden.
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Für das Vier-Augen-Prinzip heißt das: Wir bilden Ihre bestehende Freigaberegel für einen Vertragstyp als Vorgang ab und zeigen den Weg von der Prüfung über die Freigabe bis zur Signatur samt Audit-Trail.
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Preise & Proof Sprint ansehenHäufige Fragen
Häufige Fragen
Wie funktioniert das Vier-Augen-Prinzip für Verträge in Treasure?
Jeder Vertrag läuft in einem Vorgang, dessen Typ die Schritte festlegt, etwa Prüfung, Freigabe und Signatur. Für den Freigabeschritt definieren Sie die Freigeber. Die Signatur folgt als nächster Schritt nach der Freigabe. Alle Entscheidungen werden im Audit-Trail protokolliert und lassen sich als CSV exportieren.
Können wir unterschiedliche Freigeber für verschiedene Verträge festlegen?
Ja. Freigeber werden im Freigabeschritt des Vorgangs definiert, und Sie können unterschiedliche Vorgangstypen mit eigenen Schritten anlegen, etwa für NDAs, Lieferantenverträge oder Kundenverträge. Welche Personen welche Verträge freigeben, bestimmen Sie anhand Ihrer internen Freigaberegeln. Die Freigabematrix Ihres Unternehmens wird so zur Grundlage der Vorgangstypen und ihrer Freigeber.
Bremst ein digitaler Freigabeprozess nicht den Vertrieb aus?
Er soll vor allem die Wartezeit verkürzen. Offene Freigaben sind im Vorgang sichtbar statt in Postfächern versteckt, und Freigeber erhalten eine KI-Prüfung nach Playbook als Entscheidungsgrundlage. Sie müssen den Vertrag nicht komplett selbst lesen, sondern prüfen die markierten Befunde. Gleichzeitig bleibt dokumentiert, wer welche Fassung freigegeben hat.
Reicht der Audit-Trail als Nachweis für Revision und Wirtschaftsprüfer?
Der Audit-Trail protokolliert Aktivitäten an Dokumenten, Vorgängen, Prüfungen und Freigaben sowie Login-Ereignisse und ist als CSV exportierbar. Welche Nachweise Ihre Prüfer konkret verlangen, sollten Sie mit ihnen abstimmen. Die Daten liefern die Grundlage, um Freigaben je Vertrag und Fassung nachzuvollziehen.
Warum nicht einfach Freigaben per E-Mail oder Teams-Nachricht?
Weil sich dabei kaum belegen lässt, welche Fassung freigegeben wurde und ob die Person berechtigt war. E-Mails lassen sich überspringen, Nachrichten gehen unter. In Treasure ist die Freigabe ein fester Schritt vor der Signatur, verknüpft mit unveränderlichen Versionen und protokolliert im Audit-Trail.
Was kostet ein Freigabeprozess mit Treasure?
Freigaben sind ein Zusatzmodul für €190 pro Monat, netto, und ab dem Business-Paket inklusive; das gilt entsprechend für die E-Signatur (€400 pro Monat, netto). Die Pakete beginnen bei Starter mit €590, Professional kostet €1.790 und Business €3.590 pro Monat bei Jahreszahlung, jeweils netto. In einer kostenlosen 30-minütigen Demo zeigen wir den Ablauf an einem Ihrer eigenen Verträge.
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