Unklare Zuständigkeiten
Der Vertrieb weiß nicht, ob ein Kundenentwurf zu Legal muss. Legal erfährt vom Vertrag erst, wenn er unterschrieben werden soll.
Vertragslebenszyklus verständlich erklärt
Der Vertragsmanagement-Prozess: sieben Phasen von der Anfrage bis zum Archiv.
Welche Schritte ein Vertrag im Unternehmen durchläuft, wer in welcher Phase verantwortlich ist und an welchen Stellen Software die Arbeit tatsächlich abnimmt.
Für Rechtsabteilungen, Legal Operations und Geschäftsführung, die ihren Vertragsprozess ordnen, Engpässe finden oder die Grundlage für eine Softwareauswahl schaffen wollen.
ISO 27001 · Hosting in Frankfurt · DSGVO · 4 Wochen Rücktrittsrecht
Kurz erklärt
Was ist der Vertragsmanagement-Prozess?
Der Vertragsmanagement-Prozess beschreibt alle Schritte, die ein Vertrag im Unternehmen durchläuft: Anfrage und Erstellung, Prüfung, Verhandlung, Freigabe, Signatur, Verwaltung und Auswertung sowie Archivierung. Vertragsmanagement bedeutet, diese Phasen planvoll zu steuern. Treasure Contracts unterstützt Erstellung, Prüfung, Freigabe, Signatur, Ablage und Auswertung, etwa mit Playbook-Prüfung, Redline-Vergleich zwischen Versionen, Freigaben mit Audit-Trail und PAdES-Signatur.
Das Wichtigste in drei Punkten
- Phasen als Schritte im Vorgang: Dokumente, Prüfung, Dokumenterzeugung, Freigabe, Signatur
- Unveränderliche Versionen, Redline-Vergleich und erneute Prüfung bei jeder neuen Fassung
- Vertragsdaten wie Laufzeit und Kündigungsregelungen werden ausgelesen, gefiltert und exportiert
Das Problem
Wo Vertragsprozesse im Alltag hängen bleiben
Kaum ein Unternehmen hat seinen Vertragsprozess bewusst gestaltet. Er ist gewachsen, und genau deshalb gibt es an den Übergängen zwischen den Phasen Reibung.
Versionen per E-Mail
Fassung 3, Fassung 3 final, Fassung 3 final korrigiert. Welche Änderungen der Vertragspartner eingebaut hat, sieht nur, wer beide Dokumente Zeile für Zeile vergleicht.
Freigaben ohne Nachweis
Die Geschäftsführung hat per Mail zugestimmt, irgendwann, irgendwo. Bei einer Prüfung durch Revision oder Wirtschaftsprüfer fehlt der Beleg.
Nach der Unterschrift ist der Vertrag weg
Der unterschriebene Vertrag liegt im Postfach oder auf einem Laufwerk. Laufzeiten und Kündigungsregelungen kennt niemand, bis es zu spät ist.
Ihr Ergebnis
Ein Prozess, in dem jede Phase einen klaren Ort und einen klaren Verantwortlichen hat
Gutes Vertragsmanagement heißt nicht mehr Bürokratie, sondern weniger Suchen, Warten und Nachfragen zwischen den Phasen.
Ihr Ergebnis
Jeder Vertrag läuft in einem Vorgang durch Erstellung, Prüfung, Freigabe, Signatur und Ablage, Legal sieht nur die Punkte, die eine Entscheidung brauchen, und nach der Unterschrift sind die Vertragsdaten sofort auffindbar.
Warum es funktioniert
Treasure bildet die Phasen als Vorgangstypen ab, die Prüfung folgt dem Playbook Ihrer Rechtsabteilung, und jeder Schritt wird im Audit-Trail festgehalten.
Wie schnell
In der Demo spielen wir einen Ihrer Verträge durch die Phasen. Im Proof Sprint gehen zwei Vertragstypen binnen zehn Arbeitstagen von der Prüfung bis zur Signatur.
Wie wenig Aufwand
Sie beschreiben, wie Ihr Prozess heute läuft und wer freigibt. Die Einrichtung der Vorgangstypen und Playbooks übernehmen wir remote mit Ihnen.
Funktionen
Wo Automatisierung im Vertragsmanagement-Prozess hilft
Nicht jede Phase lässt sich automatisieren, aber viele lassen sich unterstützen. Diese Funktionen sind in Treasure Contracts umgesetzt.
Anfrage und Erstellung
Verträge kommen per Upload oder per E-Mail an eine eigene Adresse. Eigene Entwürfe entstehen aus Vorlagen per Fragebogen, Klauseln kommen aus der freigegebenen Bibliothek.
Prüfung nach Playbook
Jeder Vertrag wird gegen Ihre Kriterien geprüft, mit Ampel je Kriterium, erkannten Risiken, Widersprüchen und einem konformen Formulierungsvorschlag je Befund.
Verhandlung mit Versionen
Jede Fassung wird unveränderlich gespeichert. Der Redline-Vergleich zeigt Änderungen nebeneinander, und die Prüfung läuft bei jeder neuen Version erneut.
Freigabe und Signatur
Freigabeschritte an definierte Freigeber mit Audit-Trail, danach PAdES-Signatur mit Zeitstempel nach RFC 3161. Signierte PDFs werden gesperrt. Freigabe (€190/Monat) und Signature (€400/Monat) sind ab Business inklusive.
Verwaltung und Auswertung
Parteien, Laufzeit, Vertragswert und Kündigungsregelungen werden mit Fundstelle ausgelesen. Fragenkataloge über viele Verträge liefern einen Excel-Export.
Suche und Archiv
Volltextsuche mit Tippfehlertoleranz und semantische Suche finden Verträge auch bei abweichender Formulierung. Alle Versionen bleiben erhalten, der Audit-Trail ist als CSV exportierbar.
So läuft es ab
So bringen Sie Ordnung in Ihren Vertragsmanagement-Prozess
Ist-Prozess aufzeichnen
Verfolgen Sie drei typische Verträge von der Anfrage bis zur Ablage. Wo wurde gewartet, wo nachgefragt, wo gesucht?
Rollen je Phase festlegen
Bestimmen Sie für jede Phase, wer einreicht, wer prüft, wer freigibt und wer unterschreibt. Schreiben Sie es auf.
Engpass zuerst automatisieren
Meist ist es die Prüfung. Leiten Sie Regeln für die häufigsten Vertragstypen ab und lassen Sie Standardfälle vorprüfen.
Phasen in einem System verbinden
Führen Sie Prüfung, Versionen, Freigabe, Signatur und Ablage in einem Vorgang zusammen, damit an den Übergängen nichts verloren geht.
Vergleich
Die Phasen des Vertragsmanagement-Prozesses mit Rollen
Eine Übersicht, wer typischerweise in welcher Phase beteiligt ist und was Treasure dort übernimmt.
| Phase | Typische Rollen | Treasure Contracts |
|---|---|---|
| Anfrage und Erstellung | Fachbereich, Vertrieb, Einkauf, Legal | Upload, E-Mail-Eingang, Vorlagen per Fragebogen, Klauselbibliothek |
| Prüfung | Legal, bei Standardfällen auch der Fachbereich | Playbook-Prüfung mit Ampel und Formulierungsvorschlägen |
| Verhandlung | Legal, Vertrieb oder Einkauf mit dem Vertragspartner | Versionen, Redline-Vergleich, erneute Prüfung je Fassung |
| Freigabe | Geschäftsführung, Bereichsleitung, Legal | Freigabeschritte an definierte Freigeber mit Audit-Trail |
| Signatur | Zeichnungsberechtigte beider Parteien | PAdES-Signatur, nacheinander oder parallel, Audit-Zertifikat |
| Verwaltung und Auswertung | Legal, Controlling, Fachbereich | Datenextraktion mit Fundstelle, Suche, Fragenkataloge, Excel-Export |
| Archiv | Legal, Compliance | Unveränderliche Versionen, gesperrte signierte PDFs, Audit-Trail |
Die Verhandlung mit dem Vertragspartner selbst findet außerhalb von Treasure statt, etwa per E-Mail; Treasure verwaltet und prüft die ausgetauschten Fassungen.
Im Detail
Der Vertragsmanagement-Prozess Phase für Phase
Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement umfasst alle Aufgaben, mit denen ein Unternehmen seine Verträge plant, erstellt, prüft, abschließt und über ihre Laufzeit steuert. Der Vertragsmanagement-Prozess ordnet diese Aufgaben in Phasen, auch Vertragslebenszyklus oder Contract Lifecycle genannt. Ziel ist, dass jeder Vertrag zu den eigenen Regeln passt, dass klar ist, wer entscheidet, und dass Vertragsdaten später auffindbar sind. Software für Contract Lifecycle Management, kurz CLM, bildet diesen Prozess technisch ab. Entscheidend ist aber zuerst der Prozess selbst: Wer ihn nicht kennt, digitalisiert nur das bestehende Durcheinander.
Von der Anfrage über die Prüfung bis zur Verhandlung
Am Anfang steht eine Anfrage: Der Vertrieb braucht einen Kundenvertrag, der Einkauf hat einen Lieferantenentwurf erhalten. Entweder wird ein eigener Entwurf aus einer Vorlage erstellt oder der Entwurf des Vertragspartners geprüft. In der Prüfung vergleicht Legal den Text mit den eigenen Standards. Treasure übernimmt die Vorprüfung nach Ihrem Playbook und markiert Abweichungen je Kriterium. In der Verhandlung wandern Fassungen hin und her. Treasure speichert jede Version unveränderlich, zeigt Änderungen im Redline-Vergleich und prüft jede neue Fassung erneut, damit geänderte Klauseln nicht unbemerkt bleiben.
Freigabe und Signatur
Ist der Text abgestimmt, folgt die Freigabe. Je nach Vertragswert oder Risiko müssen Bereichsleitung, Geschäftsführung oder Legal zustimmen. Wichtig ist ein nachvollziehbarer Nachweis, wer wann was freigegeben hat. In Treasure laufen Freigaben als Schritte im Vorgang an definierte Freigeber, im Vier-Augen-Prinzip und mit Audit-Trail. Danach wird unterschrieben. Treasure signiert PDFs nach PAdES mit Zeitstempel nach RFC 3161, Unterzeichner können nacheinander oder parallel signieren. Zum Abschluss entsteht ein Audit-Zertifikat, und das signierte PDF wird gesperrt.
Verwaltung, Auswertung und Archiv
Nach der Unterschrift beginnt die längste Phase. Jetzt zählt, dass Vertragsdaten wie Parteien, Laufzeit, Vertragswert, anwendbares Recht und Kündigungsregelungen schnell auffindbar sind. Treasure liest diese Felder aus, zeigt die Fundstelle im Dokument und macht sie filter- und exportierbar. Für Fragen über viele Verträge, etwa zu Change-of-Control-Klauseln, beantworten Fragenkataloge jede Frage je Vertrag, mit Excel-Export. Im Archiv bleiben alle Versionen erhalten. Die Volltext- und semantische Suche findet auch ältere Verträge, der Audit-Trail dokumentiert Bearbeitungen, Freigaben und Login-Ereignisse.
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- Baseline für Durchlaufzeit, Volumen und Legal-Aufwand
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Maximal 3 Proof Sprints pro Monat — den nächsten freien Startplatz bestätigen wir im Erstgespräch.
Preise & Proof Sprint ansehenHäufige Fragen
Häufige Fragen
Welche Phasen hat der Vertragsmanagement-Prozess?
Üblich sind sieben Phasen: Anfrage und Erstellung, Prüfung, Verhandlung, Freigabe, Signatur, Verwaltung und Auswertung sowie Archivierung. Je nach Unternehmen werden Phasen zusammengefasst oder feiner unterteilt, etwa eine eigene Phase für die Kündigung oder Verlängerung. Wichtig ist, dass für jede Phase feststeht, wer verantwortlich ist.
Was ist Vertragsmanagement in einfachen Worten?
Vertragsmanagement heißt, die Verträge eines Unternehmens so zu steuern, dass sie zu den eigenen Regeln passen, rechtzeitig abgeschlossen werden und später auffindbar sind. Dazu gehören Erstellung, Prüfung, Freigabe, Unterschrift und Verwaltung. Eine Software wie Treasure Contracts unterstützt diese Aufgaben, die Verantwortung bleibt im Unternehmen.
Welche Phase sollten wir zuerst automatisieren?
In den meisten Unternehmen ist die Prüfung der Engpass, weil sie an wenigen Personen in Legal hängt. Wenn Standardverträge nach festen Regeln vorgeprüft werden, beschleunigt das den gesamten Prozess. Danach lohnen Freigabe und Signatur, damit geprüfte Verträge nicht wieder in E-Mail-Schleifen landen.
Kann Treasure die Verhandlung mit dem Vertragspartner übernehmen?
Nein, die Verhandlung selbst führen Sie weiter wie gewohnt, etwa per E-Mail oder im Gespräch. Treasure unterstützt Sie dabei, indem jede Fassung als eigene Version gespeichert wird, der Redline-Vergleich Änderungen sichtbar macht und die Prüfung bei jeder neuen Version erneut läuft.
Wie viel Aufwand ist es, unseren Prozess in Treasure abzubilden?
Sie beschreiben Phasen, Rollen und Freigeber, wir richten daraus Vorgangstypen ein. Für die Prüfung leiten wir Regeln aus 10–20 historischen Verträgen ab. Im 10-Tage Proof Sprint laufen so zwei Vertragstypen live. Eine eigene IT-Projektgruppe brauchen Sie dafür nicht.
Warum nicht einfach ChatGPT für die Prüfung nutzen?
Ein Chatbot kann einzelne Fragen zu einem Vertrag beantworten, bildet aber keinen Vorgang mit Playbook, Versionen, Freigaben, Signatur und Audit-Trail ab wie Treasure. Treasure verbindet diese Phasen in einem Vorgang und lässt sich über den MCP-Server trotzdem aus ChatGPT oder Claude heraus nutzen.
Sind unsere Vertragsdaten in allen Phasen geschützt?
Innerhalb von Treasure liegen die Daten in allen Phasen auf AWS in Frankfurt, KI-Aufrufe werden in EU-Regionen verarbeitet und nicht zum Training genutzt. Jeder Mandant hat ein eigenes Datenbankschema; Rollen und Rechte, 2FA und Microsoft Entra ID SSO regeln den Zugriff. Die Informationssicherheit ist nach ISO 27001 zertifiziert.
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