Vertragsdaten extrahieren, statt Werte abzutippen.

Im Detail

Vertragsdaten extrahieren: was in der Praxis zählt

Erst Text, dann Bedeutung

Vertragsdaten extrahieren besteht aus zwei Schritten, die oft verwechselt werden. Die Texterkennung macht aus einem Scan lesbaren Text. Das allein beantwortet aber keine Frage wie „Wann endet dieser Vertrag?“. Dafür muss eine KI den Zusammenhang verstehen: Verlängert sich der Vertrag automatisch, gibt es einen Nachtrag, bezieht sich die Frist auf das Vertragsende oder auf ein Quartal? Treasure Contracts kombiniert beide Schritte und legt die Ergebnisse als strukturierte Felder ab, die sich filtern und exportieren lassen. Aus einem Ordner voller Dateien wird so ein Bestand, den Sie nach Kriterien sortieren und auswerten können.

Warum die Fundstelle wichtiger ist als die Trefferquote

Keine Extraktion ist fehlerfrei, und bei Verträgen reicht ein falsch gelesenes Datum für ein echtes Problem. Entscheidend ist deshalb, wie schnell sich ein Wert überprüfen lässt. Treasure speichert zu jedem Feld den Absatz, aus dem es stammt. Wer den Wert anzweifelt, sieht sofort die Originalformulierung und kann ihn korrigieren. So wird aus der Extraktion eine Prüfhilfe mit Beleg und keine Blackbox, deren Zahlen man entweder blind übernimmt oder komplett nachrecherchiert. Gerade bei Beständen mit Nachträgen, Rahmenverträgen und Einzelabrufen ist dieser Beleg der Unterschied zwischen einer brauchbaren Datenbasis und einer weiteren Liste, der niemand traut.

Ein Feldschema, das zu Ihrem Unternehmen passt

Die Standardfelder decken ab, was fast jede Organisation braucht. Spannend wird es bei den unternehmensspezifischen Fragen: Enthält der Vertrag eine Change-of-Control-Klausel, ist die Haftung begrenzt, welcher Gerichtsstand gilt, gibt es Exklusivitätsabreden? Solche Punkte legen Sie als eigene Felder mit festem Datentyp an, also als Text, Zahl, Datum, Ja/Nein oder Auswahlliste. Dadurch erfassen alle Teams dieselben Informationen im selben Format. Einkauf, Vertrieb und Rechtsabteilung sprechen über dieselben Werte, und Auswertungen über den gesamten Vertragsbestand werden überhaupt erst möglich, ohne dass jemand vorher Tabellen vereinheitlichen muss.

Kündigungsfristen auslesen, ohne falsche Versprechen

Ein häufiger Anlass, Vertragsinhalte auszulesen, sind Laufzeiten und Kündigungsfristen. Treasure extrahiert sie als Vertragsdaten und macht sie filter- und exportierbar, etwa als Liste aller Verträge, die im kommenden Jahr enden oder sich ohne Kündigung verlängern. Ein Fristenmodul mit automatischen Hinweisen gehört derzeit nicht zum Produkt, und wir bewerben es deshalb auch nicht. Die extrahierten Daten lassen sich aber als Excel exportieren und in die Werkzeuge übernehmen, mit denen Ihr Team Fristen heute schon überwacht. Das Finden der Klausel in jedem einzelnen Vertrag übernimmt dabei die Extraktion; den Wert prüfen Sie an der Fundstelle.