Verträge per E-Mail prüfen: weiterleiten, fertig — die Prüfung nach Ihrem Playbook startet automatisch.

Im Detail

Verträge per E-Mail prüfen: warum der Posteingang der bessere Eingang ist

Verträge kommen dort an, wo gearbeitet wird

Kunden, Lieferanten und Vermieter schicken Vertragsentwürfe nicht über ein Portal, sondern per E-Mail. Jeder zusätzliche Schritt zwischen Posteingang und Prüfung kostet Akzeptanz: Wer erst ein Tool öffnen, sich anmelden und ein Formular ausfüllen muss, leitet den Vertrag am Ende doch direkt an eine Juristin weiter. Treasure Contracts setzt deshalb an der bestehenden Gewohnheit an. Das Weiterleiten an eine feste Adresse ist der gesamte Aufwand für Einreichende, der Rest läuft strukturiert im System und landet nicht in einem persönlichen Postfach.

Plus-Adressen ersetzen das Auswahlformular

Die wichtigste Information für eine gute Prüfung ist der Maßstab: Welcher Vertragstyp, welche Perspektive, welches Playbook? In Treasure steckt diese Information in der Adresse selbst. Eine Mail an nda-pruefung@… wird nach dem NDA-Playbook geprüft, eine Mail an die Adresse eines bestimmten Vorgangs wird dort abgelegt. Damit entfallen Rückfragen wie „Aus welcher Sicht soll ich das prüfen?“, und Einreichende müssen keine Vertragstypen kennen. Für jeden Vertragstyp oder wiederkehrenden Prozess lässt sich eine eigene Adresse einrichten.

Sicherheit beginnt vor der Prüfung

Ein offener E-Mail-Eingang wäre ein Risiko. Deshalb prüft Treasure jede eingehende Nachricht per DMARC und SPF darauf, ob der Absender authentisch ist, und gleicht ihn mit einer Whitelist ab, die je Mandant gepflegt wird. So erreichen nur Mails freigegebener Personen oder Domains den Prüfprozess. Die übernommenen Dokumente liegen anschließend wie alle anderen Daten auf AWS in Frankfurt, getrennt nach Mandant auf Datenbankschema-Ebene. Die KI-Prüfung läuft in EU-Regionen, ohne Training auf Ihren Daten.

Vom Anhang zum geprüften Vorgang

Treasure übernimmt die E-Mail im EML-Format samt Anhängen, erkennt den Text per OCR, klassifiziert den Dokumenttyp und liest Vertragsdaten wie Parteien, Laufzeit, Vertragswert und Kündigungsregelungen aus, jeweils mit Fundstelle. Danach startet die Playbook-Prüfung mit Ampel je Kriterium und konformen Formulierungsvorschlägen. Schickt die Gegenseite später eine überarbeitete Fassung, wird sie als neue Version abgelegt und erneut geprüft, damit nachträglich eingefügte Änderungen keine neuen Risiken unbemerkt einschleusen. Aus einer losen Mail wird so ein nachvollziehbarer Vorgang mit Versionen, Prüfergebnis, Freigabe und Audit-Trail.