Ein digitales Vertragsarchiv, in dem Sie Verträge schnell wiederfinden.

Im Detail

Digitales Vertragsarchiv: mehr als ein Scan-Ordner

Digitalisieren heißt nicht nur scannen

Viele Unternehmen haben ihre Papierverträge bereits eingescannt und glauben, damit ein digitales Vertragsarchiv zu besitzen. In der Praxis liegen dann Bilddateien ohne Textebene in Ordnern, die sich nur über den Dateinamen finden lassen. Ein durchsuchbares digitales Archiv beginnt erst mit der Texterkennung: Treasure Contracts wandelt jeden Scan per OCR in Volltext um, erkennt den Dokumenttyp und liest die wichtigsten Vertragsdaten aus. Erst dadurch werden Inhalte suchbar und der Bestand auswertbar, etwa nach Laufzeitende oder anwendbarem Recht.

Suchen, wie Menschen denken

Eine reine Stichwortsuche verlangt den exakten Begriff. Wer „Kündigungsfrist“ sucht, übersieht den Vertrag, in dem von „Beendigung mit einer Frist von drei Monaten“ die Rede ist. Treasure kombiniert deshalb zwei Verfahren: eine deutsche Volltextsuche mit Tippfehlertoleranz für exakte Begriffe und Paragrafen sowie eine semantische Suche über Absätze, die nach Bedeutung sucht. Über Filter nach Dokumenttyp, Recht, Tags und Datum grenzen Sie das Ergebnis ein. Für tiefergehende Fragen steht zusätzlich der Chat mit Verträgen bereit.

Die gültige Fassung eindeutig nachvollziehen

Ein Vertragsarchiv ist nur so gut wie seine Versionskontrolle. Treasure speichert jede Fassung eines Dokuments unveränderlich: die Erstfassung, manuelle Änderungen, KI-generierte Entwürfe, übernommene Redlines und die signierte Version. Zwei Fassungen lassen sich nebeneinander vergleichen, Unterschiede werden hervorgehoben. So beantworten Sie die Frage, was tatsächlich unterschrieben wurde, ohne Dateinamen zu deuten. Signierte PDFs aus der integrierten E-Signatur werden zusätzlich gesperrt, damit sie nachträglich nicht verändert werden. Auch Jahre später lässt sich so belegen, welcher Text zu welchem Zeitpunkt galt.

Nachvollziehbarkeit und Sicherheit

Verträge gehören zu den sensibelsten Unterlagen eines Unternehmens. Treasure protokolliert Aktivitäten an Dokumenten, Vorgängen und Freigaben sowie Login-Ereignisse in einem Audit-Trail, der sich als CSV exportieren lässt. Rollen steuern, wer welche Verträge sieht. Die Daten liegen auf AWS in Frankfurt, Mandanten sind auf Datenbankschema-Ebene getrennt, die Anmeldung ist mit Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Microsoft Entra ID SSO abgesichert. Die Informationssicherheit ist nach ISO 27001 zertifiziert. Für Kanzleien ist die Plattform ausgelegt auf die Anforderungen aus § 43e BRAO und § 203 StGB (eigene Einordnung).